Manajemen Perkantoran

2.1 Pengertian Perbekalan Kantor

Perbekalan adalah segala sesuatu benda atau barang yang terdapat pada suatu organisasi, perbekalan dinyatakan cukup bila segala benda atau barang yang dibutuhkan oleh masing-masing unsur organisasi tersedia pada waktu dan tempat yang dibutuhkan
Istilah perbekalan sering disampaikan dengan istilah perabot kantor atau perlengkapan kantor. Padahal yang dimaksud perabot kantor antara lain meja tulis, kursi, lemari arsip, lemari besi dan sebagainya. Sedangkan yang dimaksud perlengkapan kantor yaitu semua benda yang terdapat di dalamnya dan diperlukan dalam rangka proses kegiatan kantor. Berdasarkan pengertian – pengertian diatas maka perbekalan mempunyai suatu pengertian sebagai berikut perbekalan adalah mencakup semua barang yang diperlukan baik barang bergerak maupun barang tidak bergetak sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas. Perabot kantor yaitu segala macam barang / benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.
Aktivitas perbekalan didalam organisasi mempunai beberapa tujuan antara lain:
a. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas – tugas pokok organisasi.
b. Mengetahui barang peralatan yang rusak dan tidak bisa diperbaiki sehingga harus dimusnahkan atau yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki.

2.2 Macam Perbekalan Kantor

Lembaga atau instansi menggunakan macam – macam benda perbekalan untuk dapat menjalankan tugasnya dengan baik. Macam – macam perbekalan meliputi :
a. Pebekalan Gedung antara lain seperti ruang pimpinan, ruang guru, kamar kecil, gudang, tempat bermain, kebun dan lain sebagainya.
b. Perbekalan Kantor Tata Usaha seperti mebelair pimpinan, mebelair karyawan, dan lain sebagainya
c. Perbekalan ruang kelas seperti meja dan kursi guru, meja dan kursi murid, penggaris, papan tulis kapu tulis dan lain sebagainya.
Penggolongan perbekalan dapat dibedakan sebagai berikut :
a. Berdasarkan sifat terdiri 2 kelompok yaitu
1) benda tetap dapat dibedakan : tanah, gedung, dan peralatan
2) benda tidak tetap dapat dibedakan : kertas, tinta, kapur, perangko, clips
b. Berdasarkan dari segi peralatanya
1) benda peralatan umum : untuk kelas dan kantor
2) benda peralatan khusus : pembersih kamar mandi dan wc
3) peralatan laboratorium : rak, ohp,
4) peralatan lain : buku, benda pustaka dan lain - lain
c. Berdasarkan dari kegunaannya
1) benda peralatan untuk kelas : meja kursi papan tulis
2) benda peralatan untuk kantor : almari, meja , kursi, kursi karyawan, telepon , mesin tik
Selanjutnya benda yang tidak diperlukan pada instansi, pada umunya dapat digolongkan menjadi 2 yaitu :
a. benda tahan lama
benda – benda yang dapat dipergunakan terus menerus, untuk waktu yang relatif, cukup lama (kurang lebih 10 tahun) misal meja kursi, book display, dan peralatan kantor lainnya .
b. benda habis pakai
benda benda yang apabila dipakai akan lekas habis. Misal karbon, sheet, kapur tulis, tinta dan lain lain
Pengertian habis pakai, dapat berupa:
a. benar- benar habis, musnah dalam pemakaian. Misal bahan kimia, bensin, spirtus, dan lain – lain
b. berupa bentuk dan sifatnya. Misal semen , kayu untuk perabot kantor dan lain - lain
c. tidak dapat dipakai lain. Misal kertas karbon , pita mesin tik ,dan lain - lain

2.3. Pengelolaan Perbekalan

Untuk menangani masalah peralatan / perbekalan kantor yang dilakukan pada suatu bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:
a. Pengadaan
Usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.
b. Penyimpanan
Kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).
c. Pengeluaran / Pendistribusian,
Penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.
d. Pemeliharaan
Segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan
e. Penghapusan,
Usaha yang dilakukan untuk meniadakan / menghapus barang - barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.

3.4 Macam – Macam Peralatan Kantor

Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan, tanpa adanya perbekalan kantor yang memadai takmungkin ada hasil kantor yang baik. Pada dasarnya aktifitas kantor terjadi karena pegawai - pegawai kantor mengolah bahan – bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada. Macam-macam Peralatan Kantor :
a. Perabot kantor yaitu segala macam barang / benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.
b. Peralatan / perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb.
c. Mesin-mesin kantor (Office Machine) adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.
d. Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb.
e. Interior kantor yaitu semua jenis barang / fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.

2.5 Fungsi Perbekalan Kantor

Fungsi perbekalan perkantoran dalam operasional yaitu :
a. Menyusun rencana kebutuhan perbekalan
b. Mengadakan kebutuhan perbekalan
c. Menyimpan perbekalan
d. Memelihara perbekalan
e. Menyalurkan perbekalan
f. Menginventarisasikan perbekalan
g. Menghapuskan perbekalan
h. Mengendalikan perbekalan



BAB III
MACAM PERBEKALAN KANTOR

3.1. Mesin Kantor

Mesin perkantoran adalah alat yang dipergunakan untuk mencatat, mengirim, menggandakan dan mengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, elektronik, magnetic atau secara kimiawi . Macam mesin perkantoran itu banyak sekali dan tampak terus bertambah sejalan dengan kemajuan teknologi. Beberapa macam yang cukp umum ialah :
a. . mesin ketik (typewriter)
b. meisn dikte(dictating machine)
c. mesin hitung (calculating machine)
d. mesin keperluan surat menyurat (maling equipment)
e. mesin pengganda warkat (duplicatior copier)
f. Mesin komunikasi ( communication equipment)

3.2 Perabot Kantor

Perabot kantor yang dalam bahasa Inggris disebut office furniturngs atau office furnitures biasanya meliputi meja tulis dengan kursinya, lemari arsip dan perlengakapan untuk menyimpan warkat warkat lainnya, meja biasa, rak, lemari besi dan perabot lainnya semacam itu. Di Indonesia perabot kantor hampir seluruhnya dibuat dari kayu, sedang di luar negeri umumnya terbuat dari baja atau metal lainnya.
Dua macam perbot kantor yang tentu dimilki dan paling banyak dipergunakan dalam setiap kantor ialah meja tulis ( termasuk pula meja tik ) dan kursinya. Oleh karena itu hal meja dan kursi kerja itu perlu mendapat penelaahan secukupnya terutama mengenai segi ukuran, bentuk dan pertalinaya dengan luas lantai yang perlu disediakan .
Meja tulis yang baik hendaknya memenuhi syarat sebagi berikut :
1. dipermukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup
2. permukaan meja tidak berkilat kilat sehingga tidak menyilaukan mata pegawai yang memakianya
3. luas meja tidak perlu terlampau berlebihan
Perabot lainnya yang sama pentingya seperti meja tulis ialah kursinya , karena tanpa kursi tidak mungkin kerja ketatausahaan dapat dilaksanakan . Kursi yagn baik harus pula memenuhi syarat – syarat tertentu terutama dalam hubungannya dengan kesehatan dan kenikmatan pegawai yang memakainya. Menurut Prof. Ralph Bernes kursi yang baik harus memenuhi 4 syarat yang berikut:
1. Kursi itu dapat diatur tinggi rendahnya sehingga cocok bagi pegawai yang memakianya
2. Kursi dibuat secara kokoh , sebaiknya dengan kerangka dari baja serta tempat duduk penyangga dari kayu
3. kursi itu sesuai dengan bentuk badan orang, yaitu bagian yang akan diduduki menyerupai sadel sehingga berat badan terbagi merata dan pegawai yang duduk merasa enak . Tapi depan dari tempat duduk itu hendaknya mempunyai bentuk bulat
4. kursi itu mempunyai penyangga belakang sehingga dapat menujang tulang punggung karyawan
Macam kursi dapat dibagi menjadi 4 kursi kantor yaitu :
1. Kursi pegawai tatausaha
2. kursi sekertaris
3. kursi konperensi / rapat
4. kursi pejabat tinggi
Untuk pejabat pimpinan yang banyak membaca beragai warkat sebaiknya kursi kerjanya itu berlengan. Dengan demikian kedua tangan pejabat itu mendapt penyangga sehingga tidak lekas letih.
Tetapi untuk para pegawai tatausaha biasa, sebaiknya kursi itu tidak mempunyai lengan. Bagi pegawai yang banyak mengetik menulis atau melakukan hubungan kian kemari lengan kursi dapat menggangu yang akan mengurangi kelancaran pekerjaan atau kelincahan kerjanya.
Kursi paling memuaskan untuk berbagai macam pekerjaan ialah yang susunan tingginya dan penyangga belakang nya dapat disesuaikan untuk seorang pegawai. Jadi kursi kantor yang dapat diputar untuk mengatur tinggi rendahnya adalah sangat baik. Ini lebih lebih sangat perlu untuk petugasyagn bekerja dengan meja bentuk huruf L atau Z.
Mengenai ukuran tinggi kursi yang tepat bilamana ketinggian itu tidak dapat diatur, umumnya ialah 45 cm dari permukaan tempat duduk. Sebagai pedoman penting ialah pegawai yang memakai sesuatu kursi dapat dududk dengan kedua lengan kakinya menempel lantai . Kursi yang terlampau pendek juga tidak baik.

3.3 Perlengkapan Kantor
Benda benda yang dipakai habis dalam pelaksanaan pekerjaan sehari hari dari pegawai tata usaha . Yang tergolong office Supplies adalah pena, tinta , pita mesin tik ,kertas, blangko formulir, karbon, karet penghapus,jepitan kertas, berkas.
Menurut Leffingwell dan Robinson seiap meja tulis hendaknya dilengkapi dengan standar perlengkapan tatusaha yang terdiri dari :
- gunting -Penghapus pensil -Berkas jepitan
- Tanggalan meja - penjepret kawat - Bantalan cap
- Desk tray - berkas berka penjepit - Bak untuk karet gelang
- pengaris - bak untuk jarum - Bak untuk jepitan kertas
- tangkai pena - Cap tanggalan - Bak untuk jarum
- pensil - Kertas untuk mencoret coret - Pensil warna


Setiap kantor perlu pula dilengkapi dengan sejumlah perlengakapan tatausaha . Suatu daftar perlengkapan itu telah disusun oleh Frences King dan Louis Feldman sebagai berikut , tapi jumlahnya masing – masing barang barang untuk sesuatu kantor tergantung pada besar kecilnya kantor yang bersangkutan :

- Mesin tik - Penghapus mesin tik - Berkas , ukuran surat
- Mesin stensil - Penghapus pensil - Tanda petunjuk arsip surat – surat
- Mesin jumlah - Jepitan kertas - Karbon
- Lemari arsip - Tali - Tangkai pena
- Timbangan surat - Gunting - Amplop
- Keranjang sampah kantor - Penggaris - Cagak topi / pakaian
- Bak surat - Pensil - Blangko surat
- Jam - Tinta - Kertas polos
- Tali - Bolpoint - Karbon
- Buku catatan juru steno - Silet - Lem cair
- Tempat tinta - Alat pembuka surat - Pelubang kertas
- Penghapus tinta - Spidol - kertas isap

3.4 Pesawat Kantor

Pesawat yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb.
3.5 Interior kantor

Interior kantor yaitu semua jenis barang / fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.